كيف تؤسس ملف مشروع مكتب

الهدف من مكتب المشروع هو تسليم المشروع ضمن الإطار الزمني والميزانية التي يحددها العميل. سيقوم المكتب بعد ذلك بتقديم نتائجه إلى العميل والمساعدة في ضمان تنفيذ المشروع بأكبر قدر ممكن من الفعالية.

يجب ألا يشارك مدير المشروع في مشروع إلا إذا أظهر نجاحًا سابقًا في تسليم مشاريع مماثلة بنجاح. يحتاج مدير المشروع إلى التأكد من أن جميع جوانب المشروع يتم تخطيطها وتنفيذها بأكثر الطرق فعالية. يتمثل الدور الرئيسي لمدير المشروع في تتبع التقدم المحرز والتأكد من تلبية أهداف المشروع أو تجاوزها. وظيفتهم الرئيسية هي التعامل مع أي ملاحظات من أعضاء فريق العميل.

أفضل فكرة لمدير المشروع لمعرفة هدفه ، وكذلك الأهداف المستقبلية المحتملة ، هي إنشاء خطة عمل. يتطلب المشروع الناجح خطة عمل جيدة التنظيم تستهدف كل مرحلة من مراحل المشروع أو المشروع ككل. يجب أن تتضمن خطة العمل الأساسية أهداف المشروع الرئيسية ووصفًا تفصيليًا لنطاق المشروع ، بالإضافة إلى وصف لجميع العوامل التي تؤثر على المشروع. يجب على مدير المشروع تحديد الخطوات اللازمة للوصول إلى كل هدف من الأهداف.

في بداية المشروع ، يجب على مدير المشروع تقييم وتحليل السيناريو الحالي. يجب تحديد موعد اجتماع للتأكد من أن المشروع قابل للتحقيق وأن دراسة الجدوى مرضية. خلال هذا الاجتماع ، يجب على مدير المشروع تقييم الموارد المتاحة للمشروع ، والفترة الزمنية اللازمة للانتهاء ، والتكلفة التقديرية للمشروع. إذا كانت خطة العمل غير كافية ، فيجب توجيه انتباه مدير المشروع إلى ذلك ، ويجب وضع خطة عمل جديدة.

بمجرد أن يصبح المشروع في متناول مدير المشروع ، فقد حان الوقت لتحديد وقياس الأهداف وجميع الجهود اللازمة للوصول إلى هذه الأهداف. هذا هو المكان الذي يمكن لمدير مكتب المشروع أن يحدث الفرق الأكبر فيه. من المهم أن يفهم الفريق الذي يستخدم مكتب المشروع أدوارهم ومسؤولياتهم وجميع الموارد التي سيحتاجونها لإكمال المشروع بنجاح.

سيحتاج مدير المشروع إلى التأكد من تنفيذ المشروع بطريقة تزيد من الموارد المتاحة. يجب أن يعرف الفريق المشاريع التي سيعملون عليها ، بالإضافة إلى عدد الموظفين المطلوبين لإكمال المشروع. سيساعد ذلك في القضاء على خطر زيادة إرهاق العامل أو استسلامه. أيضًا ، يجب على مدير المشروع تحديد احتياجات المشروع والموارد اللازمة لتلبية تلك الاحتياجات.

بمجرد بدء المشروع ، سيحتاج مدير المشروع إلى معرفة حالة المشروع. سيساعد هذا على ضمان تحرك الفريق بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. إذا كان هناك شيء مفقود من الفريق ، فيجب على مدير المشروع مناقشة الأمر مع قائد الفريق وتحديد أفضل طريقة لتنفيذ التغييرات. يحتاج مدير المشروع أيضًا إلى توصيل أهدافه إلى الفريق وتنفيذها من خلال محاضر الاجتماعات واجتماعات التقدم وما شابه ذلك.

أخيرًا ، يجب على مدير المشروع إبقاء العميل على اطلاع دائم بالتقدم المحرز وسيحتاج إلى إنشاء خريطة طريق تحدد خطة الإدارة الشاملة للمشروع. سيساعد هذا في ضمان بقاء المشروع في الموعد المحدد وأن يكون لدى العميل إحساس باتجاه المشروع. العمل مع العميل هو أساس المشروع الناجح ويحتاج مدير المكتب إلى التواصل وبناء علاقة جيدة مع العميل.